Tan ancestral como la existencia de la empresa, es el hecho de que un negocio ha de basarse en dos pilares básicos, que son el apartado técnico y el de gestión. De nada nos sirve conocer a la perfección el negocio al que nos dedicamos, si no somos capaces de gestionar de manera óptima los recursos que generamos. De la misma forma que de nada nos vale ser unos grandes gestores, si no conocemos las interioridades del sector en el que estamos.
Hemos vivido en nuestro país, durante muchos años, un largo periodo de bonanza económica que ha permitido que las buenas ventas y la mano abierta de los bancos, soportaran todos los errores y todas las deficiencias cometidas en la gestión de las empresas, errores y deficiencias que principalmente vienen dados por la falta de previsión y organización, así como por el escaso análisis que se realiza de los datos históricos y también, aunque en menor medida, por la escasa valoración que se le da en algunas empresas al trabajo de control de gestión.
En esos años de bonanza económica el resultado de las empresas venía dado un gran número de veces por el excelente nivel de ventas de las empresas, lo que hacía que no se analizaran los datos históricos, ni que se valorara si los proveedores eran los que ofrecían precios más competitivos o si en los apartados de gastos, tanto de personal como generales, se podían conseguir sinergias o ahorros en cualquiera de las líneas.
Pero los tiempos en los que una cuenta de explotación se sostenía por el peso de las ventas, quedan ya muy lejos para la mayoría de las empresas, y ahora más que nunca se hace necesario sostener a la empresa desde la contención de los gastos, y para eso es de vital importancia la labor de control de gestión.
El primer paso es recabar toda cuanta información se pueda de ejercicios pasados (ventas, facturas de proveedores comerciales, facturas de proveedores de servicios, comisiones bancarias, …) y construir el histórico de la empresa, de forma mensualizada. A continuación, analizando los datos con detenimiento, se procede a la realización de los presupuestos de la empresa (presupuesto de ventas, de compras, de margen, de gastos de personal y de gastos generales), también de forma mensualizada. Estas tareas que aquí hemos enumerado en unas pocas líneas, son un trabajo que realmente requerirá como mínimo un mes de intensa dedicación diaria.
Una vez que la empresa cuente con unos históricos organizados y con unos presupuestos detallados línea por línea y mes por mes, se podrá evaluar sobre el terreno y prácticamente en tiempo real, la conveniencia de acometer ciertas inversiones o de realizar ciertos gastos, en función de la cifra de ventas real comparada con la cifra de ventas presupuestada, con la finalidad última de optimizar siempre, lo máximo posible los beneficios finales de la empresa.
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